Die Gesamtorganisation der Exkursion entscheidet über den ersten und den letzten Eindruck. Von zentraler Bedeutung ist es, dass der*die Guide den Teilnehmenden frühzeitig und klar die Rahmenbedingungen der Exkursion kommuniziert. Hilfreich hierfür ist die Planungsmatrix für die Rahmenbedingungen teilnehmendenorientierter Überblicksexkursionen

Zu den Rahmenbedingungen zählen Datum (TT.MM.JJJJ), Uhrzeit (bei nicht universitätsangehörigen sollten Zusätze wie c.t. vermieden weren) und Dauer (in Minuten) der Exkursion ebenso, wie der Preis (bestenfalls Pauschal inkl. Mwst.), die maximale Personenanzahl (inkl. Betreuungspersonal z.B. bei Schulklassen) und eine möglichst genaue Beschreibung des Treff- und Endpunkts (Wir treffen uns am Gerechtigkeits-/Justitiabrunnen auf dem Römerberg, gegenüber des Frankfurter Römers in 60311 Frankfurt). Mit Blick auf die An- und Abreise der Teilnehmenden ist es sinnvoll, auf nächstgelegene ÖPNV-Haltestellen (U-Bahnhaltestelle: Dom/Römer, Straßenbahnhaltestelle: Römer/Paulskirche) hinzuweisen.

Darüber hinaus sollte das Thema Barrierefreiheit mitgedacht werden. Insofern, als dass auf die Distanz und Beschaffenheit des Weges (Wir legen ca. 5km zurück, die barrierefrei ausgestaltet sind.) eingegangen wird. Hierbei kann grundlegend zwischen einer barrierefreien und barrierearmen Exkursion differenziert werden. Ebenso wichtig ist es, sich im Vorfeld Gedanken zur Toilettensituation zu machen. Steht auf der Exkursionsroute absolut keine Toilette zur Verfügung, ist es nur fair, hierrauf bereits im Vorfeld hinzuweisen (Bitte beachten Sie, dass während der Exkursion nicht die Möglichkeit besteht, eine Toilette aufzusuchen. Lediglich am Start- und Endpunkt stehen öffentliche Toiletten zur Verfügung.). Im Vorfeld auch auf Kleidung und Ausrüstung einzugehen, kann nicht schaden. Hierbei bewegt man sich jedoch auf einem schmalen Grat zwischen „Bemuttern“ und gut gemeintem Ratschlag. Mit ein wenig Fingerspitzengefühl können festes Schuhwerk und/oder Sonnen- und Regenschutz jedoch empohlen werden.

Über welchen Weg man die Infos kommuniziert, ist abhängig vom Kommunikationsweg des Erstkontakts. Sinnvoll ist es jedoch, die Rahmenbedingungen schriftlich, z.B. anhand der Planungsmatrix zu übermitteln.

Quelle: Verändert und überarbeitet nach Glasze, G. & F. Weber (2012): Exkursionsdidaktik. Erlanger Skripte zum Geographiestudium Bd. 2, Erlangen: Institut für Geographie. S. 8 f.