Die Gesamtorganisation der Exkursion entscheidet über den ersten und den letzten Eindruck. Von zentraler Bedeutung ist es, dass der*die Guide den Teilnehmenden frühzeitig und klar die Rahmenbedingungen der Exkursion kommuniziert. Hilfreich hierfür ist die Planungsmatrix für die Rahmenbedingungen teilnehmendenorientierter Überblicksexkursionen

Zu den Rahmenbedingungen zählen Datum (TT.MM.JJJJ), Uhrzeit (bei nicht universitätsangehörigen sollten Zusätze wie c.t. vermieden weren) und Dauer (in Minuten) der Exkursion ebenso, wie der Preis (bestenfalls Pauschal inkl. Mwst.), die maximale Personenanzahl (inkl. Betreuungspersonal z.B. bei Schulklassen) und eine möglichst genaue Beschreibung des Treff- und Endpunkts (Wir treffen uns am Gerechtigkeits-/Justitiabrunnen auf dem Römerberg, gegenüber des Frankfurter Römers in 60311 Frankfurt). Mit Blick auf die An- und Abreise der Teilnehmenden ist es sinnvoll, auf nächstgelegene ÖPNV-Haltestellen (U-Bahnhaltestelle: Dom/Römer, Straßenbahnhaltestelle: Römer/Paulskirche) hinzuweisen.

Auf inhaltlicher Ebene sollten Thema und Titel bzw. leitende Frage-/Promblemstellung benannt und in Lernzielen operationalisiert werden. So können Lehrkräfte z.B. im Vorfeld und/oder Nachgang an diese anknüpfen.

Darüber hinaus ist es sinnvoll, auf Barrierefreiheit, Toilettensituation und Kleidung und Ausrüstung einzugehen. In Sachen Barrierefreiheit sollte auf die Distanz und Beschaffenheit des Weges (Wir legen eine Strecke von ca. 5km zurück, die barrierefrei ausgestaltet sind.) eingegangen werden. Hierbei kann grundlegend zwischen einer barrierefreien und barrierearmen Exkursion differenziert werden. Ebenso wichtig ist es, sich im Vorfeld Gedanken zur Toilettensituation zu machen. Steht auf der Exkursionsroute absolut keine Toilette zur Verfügung, ist es nur fair, hierauf bereits im Vorfeld hinzuweisen (Bitte beachten Sie, dass während der Exkursion nicht die Möglichkeit besteht, eine Toilette aufzusuchen. Lediglich am Start- und Endpunkt stehen öffentliche Toiletten zur Verfügung.). Im Vorfeld auch auf Kleidung und Ausrüstung einzugehen, kann nicht schaden. Hierbei bewegt man sich jedoch auf einem schmalen Grat zwischen „Bemuttern“ und gut gemeintem Ratschlag. Mit ein wenig Fingerspitzengefühl können festes Schuhwerk und/oder Sonnen- und Regenschutz jedoch empfohlen werden.

Am sinnvollsten ist es, die Infos schriftlich z.B. per Mail anhand bzw. mithilfe der Planungsmatrix zu übermitteln. Unabhängig vom Kommunikationsweg gibt es Informationen, die der*die Guide von den Buchenden benötigt wie z.B. eine Infos über die Zusammensetzung der Gruppe (8. Klasse, einer Hauptschule, die zur Klassenfahrt in Frankfurt ist) und die Verteilung zwischen Betreuungspersonal und Teilnehmenden (2 Geographielehrkräfte, 1 Teilhabeassistenz, 29 Schüler*innen und Schüler, davon eine Person im Rollsuhl). Die Infos können in der Planungsmatrix ergänzt und zurückgeschickt oder in anderer Art und Weise übermittelt werden.

Quelle: Verändert und überarbeitet nach Glasze, G. & F. Weber (2012): Exkursionsdidaktik. Erlanger Skripte zum Geographiestudium Bd. 2, Erlangen: Institut für Geographie. S. 8 f.